Існують міжнародні правила резервування номера в готелях. Якщо держатель картки дзвонить в готель і бронює номер на певний термін, то необхідно підкреслити, що після цього йому слід надіслати за факсом або електронною поштою замовлення із зазначенням реквізитів картки.

Всі зміни та анулювання заброньованих послуг повинні бути зроблені в письмовій формі і відправлені факсом або електронною поштою, а також підтверджені менеджером готелю, щоб уникнути непорозумінь.

У разі неприбуття клієнта у готель до певного часу наступного дня заїзду, бронь зазвичай вважається анульованою та штрафні санкції складають вартість проживання за одну добу (можливі інші штрафні санкції).

Існує можливість здійснення гарантованого резервування номера на певний період часу. У результаті з банківського рахунку клієнта утримується сума, рівна оплаті за весь строк резервування, оскільки номер залишається заброньованим за клієнтом.

Процедура розрахунку дозволяє провести остаточну операцію списання з банківського рахунку клієнта при виписці з готелю. Менеджер готелю підраховує всі витрати по послугах, які були надані готелем і виставляє рахунок для оплати. Щоб уникнути повторного списання сум з платіжної картки, держателю платіжної картки необхідно поставити менеджера готелю до відома про блокування на його банківському рахунку певної суми і повідомити код підтвердження гарантованої броні, на підставі якого менеджер готелю виробляє операцію підтвердження і надає держателеві картки чек з остаточною сумою транзакції, де йому належить поставити свій підпис.

Для уникнення непорозумінь всі документи, надані готелем, держателеві картки слід зберегти.

У великих готелях існує служба дострокового розрахунку і платежів, здійснених після розрахунку. Ця послуга зручна як для готелю, так і для держателів платіжних карток, оскільки клієнтові оформляють виписку без затримок навіть в години найбільшого завантаження готелю. Застосування цієї процедури дозволяє готелю виставляти додаткові рахунки клієнтам за обслуговування в номерах, телефонні розмови, користування міні-баром після вибуття з готелю та ін. При заселенні клієнта в номер менеджер роз'яснює правила готелю щодо дострокового розрахунку та доповнення суми платежу.

При заселенні до готелю менеджер:

• видає клієнтові бланк договору про надання послуг, в якому йому необхідно вказати код підтвердження гарантованої броні;
• повідомляє клієнта про правила готелю в частині оплати рахунків після виписки;
• просить повернути заповнений і підписаний бланк договору в будь-який час до виписки.
• Після виписки клієнта з готелю менеджер:
• заповнює товарний чек, вказавши остаточну суму з позначкою "достроковий розрахунок" або "підпис у справі" у графі для підпису, належну суму оплати з клієнта за час його перебування в готелі, включаючи рахунки з ресторану, платежі за послуги зв'язку тощо;
• відправляє клієнту поштою або іншим способом, що вказані у договорі, пакет документів (докладний рахунок (Іnvoice) за надані готелем послуги) протягом трьох робочих днів після виписки.